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Déclaration de confidentialité

Introduction

Le Centre de demande d’admission des universités de l’Ontario (OUAC) traite les demandes d’admission aux programmes de premier cycle, de droit, de médecine, des sciences de la réadaptation et d’enseignement des universités de l’Ontario.

Le Conseil des universités de l’Ontario (CUO) fait la promotion des études et des recherches universitaires et de leur rôle dans la préparation des étudiantes et étudiants de premier, deuxième et troisième cycles en vue de leur réussite personnelle et professionnelle. Une association de membres composée des vingt (20) universités ontariennes à financement public et d’un membre associé – le Collège militaire royal du Canada – le CUO travaille avec ses membres afin de trouver un consensus sur un large éventail d’enjeux universitaires et fait valoir leurs intérêts auprès des instances gouvernementales et des autres parties prenantes.

L’OUAC, agissant pour le compte du CUO, des 20 universités à financement public de l’Ontario et du Collège militaire royal du Canada (collectivement appelés les « universités ») est responsable de la collecte et de la communication de vos renseignements personnels relativement à votre Passeport OUF.

Les renseignements personnels comprennent votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre ville de résidence, votre code postal et votre statut à titre de participant (« renseignements personnels »).

L’OUAC a à cœur votre vie privée et nous nous engageons à en assurer le respect et la protection. Dans le cadre de cet engagement, nous avons mis au point la présente Déclaration de confidentialité afin d’expliquer comment nous recueillons, utilisons, divulguons et traitons vos renseignements personnels. Il se peut que vous receviez d’autres renseignements des universités et du CUO quant à leur utilisation, leur divulgation et leur traitement de vos renseignements personnels.

Passeport OUF

Une fois l’inscription terminée, vous recevrez un code à barres – appelé Passeport OUF. Le Passeport OUF vise à vous aider à transmettre rapidement vos coordonnées aux universités qui vous intéressent. Vous pourrez également participer à notre tirage au moment de vous inscrire pour recevoir le Passeport OUF.

Ce faisant, vous aurez la chance de gagner l’une des quatre (4) cartes-cadeaux Visa d’une valeur de 500 $ chacune. En acceptant les modalités et conditions du concours, vos renseignements personnels seront transmis à l’OUAC à des fins d’administration du concours.

Les universités et le CUO recevront vos renseignements personnels uniquement si vous leur permettez de balayer votre Passeport OUF.

Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de divulgation et de traitement de vos renseignements personnels fournis dans le cadre de votre inscription au Passeport OUF

L’OUAC entend recueillir, utiliser, divulguer et gérer vos renseignements personnels conformément à la présente Déclaration.

L’OUAC ne divulguera, ne louera, ne prêtera, ne vendra ni ne transférera vos renseignements personnels sans votre consentement, y compris les participations au concours, sauf disposition contraire dans la présente Déclaration de confidentialité.

Collecte des renseignements personnels

  • L’OUAC recueillera les renseignements personnels que vous fournissez au moment de vous inscrire pour recevoir un Passeport OUF. De plus, si vous choisissez de fournir des renseignements additionnels (programmes qui vous intéressent, campus, etc.), l’OUAC recueillera également ces données.

Utilisation des renseignements personnels :

  • L’OUAC utilisera votre adresse électronique à des fins de communication relatives à la Foire des universités de l’Ontario (OUF).
  • Les universités utiliseront votre adresse électronique à des fins de communication si vous leur avez permis de balayer le code à barres de votre Passeport OUF.
  • Après la Foire, l’OUAC mènera un sondage auprès des détenteurs de Passeport OUF. Vos renseignements personnels serviront à vous aviser au sujet du sondage. Veuillez noter que le sondage est facultatif. Si vous acceptez de participer au sondage, nous utiliserons vos renseignements personnels aux fins de traitement des réponses. Les renseignements obtenus dans le cadre du sondage seront utilisés uniquement sous forme agrégée et non identifiable.
  • Les universités utiliseront vos renseignements personnels pour vous envoyer des communications à leur sujet.
  • L’OUAC utilisera les renseignements personnels pour aviser les gagnants du concours.

Divulgation des renseignements personnels:

  • L’OUAC partagera vos renseignements personnels uniquement avec les universités qui ont balayé le code à barres de votre Passeport OUF.
  • L’OUAC divulguera les renseignements personnels des personnes inscrites au Passeport OUF uniquement de façon non identifiable sur le plan personnel, et à l’usage du CUO et des universités de l’Ontario.

Conservation et suppression des renseignements personnels
L’OUAC a autorisé l’entreprise DotCom Your Event Inc. à héberger les inscriptions au Passeport OUF sur leurs serveurs.

DotCom Your Event Inc. utilise un environnement HTTPS sécurisé avec certificat SSL protégé par mot de passe aux fins de transfert du fichier, lequel est chiffré lors de son envoi dans l’espace Internet.

Une semaine après la tenue de la Foire, DotCom Your Event Inc. détruira toutes les données recueillies et en fournira la preuve à l’OUAC.

L’OUAC supprimera les renseignements identifiables des inscriptions au passeport et des données balayées, et ce, au plus tard le 1er novembre 2017. Les données restantes serviront à des fins d’analyse statistique.

Les fournisseurs de service de l’OUAC sont tenus d’assurer la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels, et de les utiliser uniquement en conformité avec les lois applicables en matière de vie privée; de plus, il leur est interdit d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels pour quelque raison que ce soit, autre que pour fournir les services en notre nom ou sauf si la loi applicable l’exige.

Sécurité des renseignements personnels
Bien que nous prenions toutes les mesures nécessaires pour protéger les renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle, il nous est impossible de garantir que vos renseignements personnels ne seront jamais divulgués ni consultés d’une manière qui ne respecte pas la présente Déclaration de confidentialité. Nous maintenons des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques pour nous protéger contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés des renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle. Ces mesures comprennent la restriction de l’accès aux renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle uniquement aux employés et aux fournisseurs de service autorisés qui exigent de tels renseignements aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.

Histoire de vous assurer un niveau accru de sécurité en ligne, l’accès à certains de vos renseignements personnels est protégé au moyen d’un mot de passe de votre choix. Nous vous recommandons fortement de ne divulguer votre mot de passe à personne.

En vous inscrivant pour recevoir un Passeport OUF, en acceptant les modalités et conditions d’utilisation, en acceptant que les universités et le CUO balayent votre Passeport lors de la Foire, vous acceptez par le fait même que ces derniers recevront vos renseignements personnels.

Comment nous joindre
Communiquez avec nous en tout temps si :

  • vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Déclaration de confidentialité;
  • vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels que nous détenons, ou les corriger; ou
  • vous avez une plainte quant à la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Courriel : ouf@ouac.on.ca
Tél : 519-823-1940, poste 6221

Centre de demande d’admission des universités de l’Ontario
À l’attention de : OUF
170 Research Lane
Guelph (Ontario) N1G 5E2